Tietosuoja
MANNERHEIMIN LASTENSUOJELULIITON MUNKKINIEMEN YHDISTYKSEN TIETOSUOJASELOSTE 04/2020
1. Rekisterinpitäjä
Mannerheimin Lastensuojeluliiton Munkkiniemen yhdistys ry.
https://munkkiniemi.mll.fi
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Puheenjohtaja Stiina Tilli (toimikausi 2023)
3. Rekisterin nimi
Mannerheimin Lastensuojeluliiton Munkkiniemen yhdistyksen osallistujarekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus: paikallisyhdistys kerää tapahtumiin, kursseille ja kerhoihin osallistuvilta tietoja ilmoittautumisen yhteydessä. Tietoja kerätään sekä osallistujilta että maksajilta.
Ilmoittamalla itsensä ja/tai huoltamansa lapsen mukaan MLL:n Munkkiniemen paikallisyhdistyksen järjestämään toimintaan huoltaja antaa yhdistykselle suostumuksensa käsitellä omia ja/tai huoltamansa lapsen tietoja.
Henkilötietoja käytetään paikan varaamiseen, osallistumisen seurantaan, toiminnan sisällön muokkaamiseen lapsen ikään sopivaksi, tiedottamiseen (mahdolliset yllättävät muutokset ohjelmaan tms.) ja kurssimaksujen rekisteröimiseen. Joissakin tapauksissa vanhoille kurssilaisille myös tiedotetaan seuraavan kauden kurssista ennakolta sähköpostitse.
5. Käsiteltävät henkilöryhmät ja tietosisältö
Munkkiniemen paikallisyhdistys kerää ilmoittautumisen yhteydessä ilmoittautujilta ja maksajilta nimen, mahdollisesti syntymävuoden ja yhteystiedot sekä tiedon jäsenyydestä ja tapahtuman/ kurssin / kerhon maksamisesta. Joissain yhteyksissä saatetaan lisäksi kysyä myös ruokavalio- tai muita tietoja.
6. Tietolähteet
Jäsenten itsensä täyttämät ilmoittautumislomakkeet ja maksun suoritus Holvissa.
7. Tietojen luovutukset ja siirrot
MLL:n Munkkiniemen paikallisyhdistyksen ilmoittautumistiedot kerätään Holvi- verkkokaupassa. Ko. tapahtumaa hoitava hallituksen jäsen (esim. kerhovastaava) sekä paikallisyhdistyksen Holvi-verkkokauppavastaavat käsittelevät henkilötietoja. Yhdistys luovuttaa ilmoittautujien tietoja myös tapahtumien, kurssien ja kerhojen ohjaajille.
Paikallisyhdistys ei luovuta henkilötietoja yhdistyksen toimintaan liittymättömille tahoille, muille osallistujille eikä EU/ETA alueen ulkopuolelle.
8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Holvi-järjestelmään on pääsy vain osalla hallituksen jäsenistä. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnuksena ja salasanansa järjestelmään.
MLL:n Munkkiniemen paikallisyhdistys säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman, kurssin tai kerhon mahdollistamiseksi. Maksutietoja käsitellään kirjanpitoaineiston yhteydessä ja ne säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan. Tiedot poistetaan, kun niiden säilytysaika on umpeutunut. Yhdistys pyrkii mahdollisimman lyhyeen säilytysaikaan. Vanhentuneet osallistujalistat tuhotaan tietosuojajätteenä.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Ilmoittautujilla on tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet henkilötietoihinsa.
10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli paikallisyhdistys muuttaa tätä selostetta, laitetaan muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä.